网站管理团队联络处活动规则（第一版）

一、活动原则

1. 沟通高效原则：活动开展以促进网站管理团队内部及与外部相关方的高效沟通为核心，确保信息传递及时、准确，避免冗余环节和信息滞后，提高问题解决效率。

2. 协作共赢原则：强调团队成员之间以及与外部合作方的密切协作，以共同实现网站管理目标为导向，在活动中充分发挥各方优势，实现资源共享、互利共赢。

3. 目标导向原则：所有活动都应围绕网站的整体发展目标和联络处的具体工作任务展开，确保活动具有明确的目的性和针对性，避免无意义的形式化活动。

4. 公平公正原则：在活动组织、资源分配、意见征集等方面，坚持公平、公正、公开的原则，保障每个团队成员和相关方的合法权益，营造平等的参与氛围。

二、职能分配

1. 联络处负责人：统筹联络处的各项活动，制定活动计划和方案，审批活动预算；协调团队内部及与外部的关系，解决活动开展过程中的重大问题；对活动效果进行评估和总结，提出改进建议。

2. 活动策划专员：根据联络处的工作目标和负责人的要求，具体策划活动内容、形式、流程等；撰写活动方案，包括活动目的、时间、地点、参与人员、实施步骤等；提前做好活动的各项准备工作，如场地布置、物料采购等。

3. 信息传达专员：负责活动信息的及时传达，包括向团队内部成员通知活动详情、向外部相关方传递活动邀请等；确保信息传达的准确性和完整性，及时收集并反馈各方对活动的疑问和建议。

4. 记录与反馈专员：在活动过程中，详细记录活动内容、参与人员发言、达成的共识及待解决的问题等；活动结束后，整理形成活动纪要，及时分发给相关人员；收集团队成员和外部相关方对活动的反馈意见，为后续活动改进提供依据。

5. 后勤保障专员：负责活动的后勤保障工作，如活动场地的预订与布置、餐饮安排、设备调试等；保障活动期间的物资供应和现场秩序，确保活动顺利进行。

三、注意事项

1. 活动前准备

◦ 信息确认：提前 7 个工作日向参与人员发送活动预告，明确活动主题、核心议题、预期成果及需提前准备的材料（如数据报表、方案初稿）；活动前 3 个工作日再次确认参与人员是否出席，对于无法出席的内部成员，要求其提前反馈书面意见，外部相关方则需明确是否安排替代人员参与。

◦ 场地与设备：线下活动需提前实地考察场地，确认空间大小、通风、采光、隔音效果是否符合需求，检查消防设施是否完好；线上活动需测试会议软件的稳定性（如 Zoom、腾讯会议），提前 24 小时发送会议链接及登录指南，要求参与人员提前 10 分钟测试设备（麦克风、摄像头、网络）。设备调试需形成书面记录，包括调试时间、问题及解决办法，由后勤保障专员签字确认。

◦ 物料准备：根据活动类型准备物料，如研讨会需打印议程表、参会人员名单、相关背景资料（每人 1 份）；培训活动需准备讲义、笔记本、笔等；活动所需的电子文档需提前上传至共享文件夹，并设置访问权限。物料采购需遵循 “货比三家” 原则，选择性价比高的供应商，保留采购凭证。

◦ 风险预案：针对可能出现的突发情况制定预案，如线下活动遇恶劣天气，需提前通知备选场地；线上活动遇平台崩溃，需准备备用沟通渠道（如微信群临时会议）；关键参与人员临时缺席时，需提前明确是否调整活动时间或更改议题。

1. 活动中管理

◦ 流程把控：活动开始前 5 分钟，由活动策划专员核对参与人员到场情况，向负责人汇报；活动中严格按照议程推进，每个议题设置时间提醒（如剩余 5 分钟时举牌示意），若讨论偏离主题，联络处负责人需及时引导回归核心内容。对于超时未达成共识的议题，可记录为 “待跟进事项”，另行安排时间讨论。

◦ 互动引导：鼓励沉默的参与人员发言，可采用 “轮流发言”“指定提问” 等方式，确保每个成员都有表达机会；对不同意见需保持中立态度，避免打断或否定他人观点，记录员需完整记录分歧点，待讨论结束后汇总分析。

◦ 现场秩序：线下活动需安排专人引导座位、维持进出秩序，禁止无关人员进入活动现场；线上活动需提醒参与人员关闭麦克风（发言时开启），禁止发送与活动无关的图片、链接，若出现恶意干扰行为，由信息传达专员及时禁言并记录。

◦ 突发处理：设备故障时，后勤保障专员需立即启动备用设备（如备用投影仪、笔记本电脑），同时记录故障原因；人员冲突时，联络处负责人需暂停活动，单独沟通调解，待情绪平复后再继续；若遇紧急情况（如火灾、地震），立即终止活动，按照应急疏散预案组织撤离。

1. 活动后跟进

◦ 纪要整理：记录与反馈专员需在活动结束后 24 小时内完成纪要撰写，内容包括：活动时间、地点、参与人员、各议题讨论结果、达成的共识、待办事项（明确责任部门 / 人、完成时限）。纪要需经联络处负责人审核后，通过邮件或内部系统分发，同时标注 “保密”“内部传阅” 等字样（根据内容敏感程度）。

◦ 任务跟踪：对 “待办事项” 建立跟踪表，由记录与反馈专员每周更新进度，向负责人汇报；若任务逾期未完成，需及时提醒责任人，了解原因并协调资源解决，必要时上报联络处负责人调整计划。

◦ 反馈收集：活动结束后 3 个工作日内，通过线上问卷（如问卷星）或一对一访谈收集反馈，问卷内容包括：活动内容实用性、时间安排合理性、组织流畅度、建议等；反馈结果需形成分析报告，提炼高频问题及改进措施，纳入下次活动策划参考。

1. 保密管理

◦ 信息分级：根据内容敏感度将活动信息分为 “公开”“内部”“保密” 三级，公开信息可对外发布（如活动成果新闻稿），内部信息仅限团队成员知晓，保密信息（如核心数据、战略规划）需限定知悉范围（由负责人指定）。

◦ 载体管理：纸质资料需标注保密等级，活动结束后回收（涉密资料需销毁）；电子文档需设置密码保护，存储在加密硬盘或内部服务器，禁止通过私人邮箱、微信传输涉密内容。记录员的工作笔记本需妥善保管，不得带出办公区域。

◦ 责任追究：若发生信息泄露，联络处负责人需立即组织调查，查明泄露渠道及责任人，根据情节轻重采取警告、通报批评、追究法律责任等措施，并完善保密制度漏洞。

1. 成本控制

◦ 预算管理：活动前编制详细预算表，包括场地费、物料费、餐饮费、交通费等，明确各项费用的上限，报联络处负责人审批；活动中实际支出超预算 10% 时，需重新报批，禁止先支出后补手续。

◦ 费用报销：报销需凭合法凭证（发票、收据），注明费用用途、日期、经手人，由后勤保障专员初审、负责人终审；禁止虚报、冒领费用，若发现违规报销，将追回款项并追究责任。

◦ 资源复用：可重复使用的物料（如横幅、展架、文件夹）需统一编号、登记入库，由后勤保障专员负责保管；线上活动的电子模板（如议程表、邀请函）需存档，供后续活动修改使用，减少重复制作成本。

1. 合规性要求

◦ 法律审查：涉及外部合作的活动（如联合发布会、商业赞助），合作协议需经法务部门（或专业律师）审核，明确双方权利义务、违约责任、知识产权归属等；活动宣传内容（如海报、邀请函）需符合《广告法》，避免使用绝对化用语，不虚假承诺。